Anda menemukan tempatnya. Lokasinya berfungsi dengan baik, lingkungan tinggalnya terasa nyaman, dan halaman belakang berhutan dengan atap Cape Cod persis seperti yang Anda inginkan. Sekarang sampai pada daftar lainnya. Utilitas perlu dialihkan. Perabotan perlu dipindahkan. Ada buku pinjaman untuk dikembalikan dan kotak untuk dikemas.
Mengubah alamat Anda sering kali terasa seperti tugas administratif yang kecil. Tidak. Jika Anda melewatkannya, email Anda tidak akan mengikuti Anda. Anda melewatkan tagihan. Pemberitahuan pemerintah dikirim ke rumah tua itu. Panduan ini mencakup langkah-langkah spesifik agar email Anda dialihkan dengan benar.
Verifikasi Alamat Baru Anda Sebelum Mengajukan
Jangan menganggap alamat yang Anda tulis itu benar. Pergerakannya kacau. Stres menyebabkan kesalahan ketik.
Verifikasi alamat persisnya dengan pemilik atau agen properti Anda. Periksa nomor rumah. Sebutkan nama jalan. Konfirmasikan nama kota. Jika Anda pindah ke konstruksi baru, periksa kembali apakah pengembang tidak mengganti nama jalan setelah izin diajukan.
Periksa bagaimana kantor pos mengkodekan lokasinya. Bandingkan ejaan Anda dengan catatan pos. Dapatkan kode zip + 4 jika Anda tidak memilikinya. Menggunakan kode sembilan digit lengkap meningkatkan kecepatan dan akurasi pengiriman. Langkah ini mencegah kebutuhan untuk mengajukan permintaan perubahan alamat yang kedua.
Putuskan: Penerusan Sementara Atau Permanen
Anda memiliki dua opsi utama untuk berapa lama email Anda berpindah.
- Sementara: Anda pindah untuk jangka waktu singkat, misalnya beberapa bulan. Email Anda diteruskan ke alamat baru, lalu kembali ke alamat lama ketika periode berakhir.
- Permanen: Anda bergerak untuk selamanya. Email Anda dikirim ke alamat baru tanpa batas waktu.
Pilih berdasarkan timeline Anda yang sebenarnya. Jika Anda tidak yakin, mulailah dengan yang sementara. Anda dapat memperbaruinya nanti.
“Anda harus memverifikasi keakuratan alamat baru Anda, memutuskan antara perubahan alamat sementara atau permanen dan memberi tahu USPS melalui internet, telepon, atau Formulir 3575.”
Mencakup Seluruh Rumah Tangga
Jangan hanya memperbarui nama Anda sendiri. Surat untuk seluruh rumah tangga perlu dipindahkan.
Sertakan semua orang yang tinggal di alamat lama. Pasangan, teman sekamar, anak-anak dewasa. Jika Anda memiliki PO Box bersama, itu juga perlu diperbarui. Cantumkan setiap nama yang menerima email di lokasi lama.
Hal ini mencegah pengiriman terpisah di mana separuh rumah tangga mendapatkan pembaruan dan separuh lainnya tidak.
Memilih Antara Penerusan Surat USPS Permanen dan Sementara
Anda perlu memutuskan apakah akan mengajukan perubahan alamat (COA) permanen atau sementara sebelum menghubungi Layanan Pos AS. COA permanen meneruskan surat dan majalah kelas satu ke lokasi baru Anda untuk jangka waktu tertentu. Ini tidak mencakup surat standar seperti surat edaran atau katalog. Imbalannya adalah visibilitas; alamat baru Anda akan dibagikan dengan perusahaan yang menggunakan Layanan Perubahan Alamat Nasional dan surat bisnis berdasarkan permintaan.
Jika Anda pindah sementara, seperti menghabiskan musim dingin di iklim yang lebih hangat atau musim panas di iklim yang lebih sejuk, COA sementara lebih cocok. Layanan ini meneruskan surat dan majalah kelas satu sepotong demi sepotong untuk jangka waktu tertentu mulai dari 15 hari hingga enam bulan. Anda dapat memperpanjangnya hingga 12 bulan jika Anda belum siap untuk kembali ke rumah.
Perbedaan utama: Berbeda dengan opsi permanen, penerusan sementara tidak membagikan alamat Anda dengan pengirim surat bisnis. Ini adalah cara yang efektif untuk mengurangi email sampah.
Penerusan premium menawarkan pendekatan yang berbeda. Alih-alih pengiriman sepotong demi sepotong, USPS mengemas semua surat Anda, termasuk layanan standar dan paket, ke dalam satu pengiriman yang dikirim melalui surat prioritas setiap hari Rabu. Opsi ini memerlukan biaya pendaftaran satu kali ditambah sedikit biaya pengiriman ulang mingguan.
Cara Mengajukan Perubahan Alamat Anda Dengan USPS
Setelah Anda mengetahui jenis COA yang Anda butuhkan, Anda memiliki tiga cara untuk mengirimkan permintaan ke USPS.
-
Pengiriman online
Kunjungi situs web USPS. Anda memerlukan alamat email yang valid untuk menerima konfirmasi dan kartu kredit atau debit untuk verifikasi identitas. Alamat penagihan pada kartu Anda harus sesuai dengan alamat lama atau baru. Biaya verifikasi $1 mencakup cek elektronik dengan bank Anda. -
Permintaan telepon
Hubungi 1-800-ASK-USPS. Proses verifikasi identitas yang sama juga berlaku, jadi siapkan kartu Anda. -
Formulir Surat 3575
Isi pesanan perubahan alamat penerusan surat resmi (Formulir 3575). Anda dapat mengambilnya di kantor pos setempat atau mencetaknya dari situs USPS. Kirimkan ke alamat yang tercantum di formulir setidaknya dua minggu sebelum Anda pindah. Metode ini menghemat $1 karena tidak memerlukan biaya verifikasi identitas.
Setelah mengajukan, perhatikan dua hal. Surat validasi perpindahan akan sampai ke alamat lama Anda kecuali Anda sudah berangkat. Kemudian, tujuh hingga 10 hari setelah COA Anda berlaku, surat konfirmasi dan paket selamat datang akan tiba di alamat baru Anda. Paket ini mencakup panduan komunitas, informasi bermanfaat, dan penawaran khusus.
Memastikan Setiap Anggota Rumah Tangga Terlindungi
Pastikan seluruh anggota rumah tangga diikutsertakan dalam perubahan alamat. Jika Anda memiliki beberapa orang yang tinggal bersama Anda, verifikasi bahwa email mereka dirutekan dengan benar. Hilangnya dokumen seseorang dapat menyebabkan sakit kepala yang nyata, mulai dari tagihan yang terlewat hingga hilangnya pemberitahuan penting.
Cara menangani perpindahan rumah tangga terpisah dengan USPS
Di sinilah dokumen menjadi berantakan. Misalkan kedua anak Anda ikut bersama Anda, namun pasangan dan mertuanya tetap tinggal. Atau mungkin seluruh unit sedang bergerak, tapi satu teman sekamar sudah pergi. Anda tidak bisa hanya mencantumkan semua orang dalam satu formulir jika grup tersebut terpecah.
Jika anggota rumah tangga dengan nama belakang yang sama berpisah, Anda harus mengisi formulir perubahan alamat terpisah untuk setiap orang dengan menggunakan opsi “perorangan”. Aturan yang sama berlaku jika nama keluarga berbeda. Jika Anda hanya mencantumkan nama Anda, surat pasangan Anda berhenti di rumah lama. Mereka tidak ikut bersamamu.
Pengecualiannya adalah perpindahan keluarga klasik. Jika setiap anggota berbagi nama belakang yang sama dan pergi ke alamat baru yang sama, Anda menghemat waktu. Gunakan opsi “keluarga”. Satu bentuk mencakup semua orang. Sederhana.
Mengapa penerusan email berhenti setelah 12 bulan
Anda perlu tahu kapan email yang Anda teruskan mati. Hal ini tidak terjadi secara instan.
Surat kelas satu dan prioritas mendapatkan penerusan gratis selama 12 bulan. Hal ini mengasumsikan pengirim tidak menulis “jangan meneruskan” pada amplop. Dari bulan 13 hingga bulan 18, kantor pos mengembalikan barang ke pengirim dengan alamat baru Anda tercetak di atasnya. Setelah 18 bulan? Itu kembali ke pengirim, tidak ada pembaruan alamat.
Surat kilat mengikuti jangka waktu 12 bulan yang sama. Penanganannya tetap cepat, tetapi jaminan pengiriman tidak berlaku pada saat diteruskan. Anda mengambil risiko pada waktu.
Majalah berkala adalah pemicu singkatnya di sini. Majalah dan surat kabar diteruskan selama 60 hari, gratis. Apa yang terjadi selanjutnya bergantung pada jenis pengarsipan Anda.
- Perubahan alamat sementara: Majalah akan dibuang setelah 60 hari. Hilang.
- Perubahan alamat permanen: Majalah akan dikembalikan ke pengirim dengan alamat baru Anda setelah 60 hari.
Tempat untuk memeriksa apakah email Anda berhenti masuk
Menyelesaikannya membutuhkan waktu. Surat baru Anda akan mulai sampai ke rumah Anda setelah 7 hingga 10 hari kerja pos. Jika tumpukannya kosong, jangan menunggu sebulan. Hubungi 1-800-ASK-USPS.
Sistem ini tidak selalu intuitif. Jika Anda melewatkan formulir individu untuk rumah tangga Anda yang terpisah, atau jika pengirim menandai paket “jangan diteruskan”, Anda akan mengalami kesenjangan dalam aliran surat Anda. Mengetahui jangka waktu spesifik untuk setiap jenis email membantu Anda menemukan masalahnya sebelum menjadi masalah penagihan atau tenggat waktu yang terlewat.
Membuat daftar pengirim yang tidak meneruskan
Sebelum Anda menutup telepon setelah panggilan USPS itu, keluarkan buku catatan. Tidak semua pengirim mematuhi sistem penerusan nasional. Beberapa perusahaan besar, terutama yang mengirimkan materi pemasaran, mengabaikan database USPS. Mereka menyimpan alamat lama Anda di sistem internal mereka.
Bagaimana cara menangkapnya? Perhatikan apa yang masih sampai di alamat lama (jika Anda memiliki layanan penerusan untuk barang yang tidak dapat diteruskan) atau periksa email Anda untuk pemberitahuan “perbarui alamat Anda”.
Pengirim manakah yang biasanya keras kepala?
- Bank dan perusahaan kartu kredit
- Layanan berlangganan besar
- Perusahaan utilitas lokal dalam beberapa kasus
- Penyedia medis
Anda harus memperbaruinya secara manual. Perubahan alamat USPS tidak memperbaiki database internal mereka. Ini hanya menangani surat fisik yang melewati jaringan pos. Jika tagihan datang dari perusahaan yang mengabaikan aturan penerusan USPS, Anda perlu mengirimkan pemberitahuan langsung ke departemen pembaruan alamat mereka.
Ini adalah bagian dari gerakan itu
Cara Memperbarui Alamat Anda Tanpa Hilang Paman Sam
Penerusan surat memberi Anda waktu. Itu membuat tagihan tetap mengalir dan paket tiba sementara Anda mencari tahu siapa lagi yang perlu mengetahui Anda pergi. Namun Anda tidak bisa mengandalkan kantor pos untuk melakukan pekerjaan berat selamanya. Anda memerlukan daftar. Yang nyata, bukan sekadar catatan batin.
Daftarnya dimulai dengan hal-hal yang membosankan. Bank Anda. Penerbit kartu kredit Anda. Lembaga-lembaga tersebut tidak suka menangani perubahan, jadi tangani perubahan tersebut terlebih dahulu. Kemudian pindahlah ke dokter dan dokter gigi Anda. Jika Anda melewatkan ini, dokumen asuransi Anda mungkin masuk ke kode pos yang salah, dan Anda tidak akan senang menjelaskannya kepada departemen penagihan.
Utilitas datang berikutnya. Gas, listrik, telepon. Anda ingin kotaknya dipotong atau dipindahkan sebelum Anda mengemas kotaknya secara fisik. Jangan lupa berlangganan. Majalah, surat kabar, keanggotaan klub. Mereka tidak selalu menghubungi Anda untuk mengonfirmasi suatu perpindahan; mereka terus mengirim ke tempat lama sampai Anda memberi tahu mereka sebaliknya.
Majikan Anda adalah majikan yang besar. HR memerlukan alamat baru untuk W-2 Anda. Mereka membutuhkannya untuk gaji Anda. Jika Anda melewatkannya, Anda mungkin dibayar, tetapi musim pajak akan berantakan. Kantor-kantor pemerintah juga memerlukannya. DMV. Kantor pendaftaran pemilih. Otoritas pajak setempat Anda.
Keluarga dan teman mendapatkan sentuhan pribadi. Namun selebihnya, efisiensilah yang menang.
Simpan stiker ganti alamat kuning yang dipasang kantor pos pada surat yang diteruskan.
Label kuning kecil itu adalah lembar contekan. Ini memberitahu Anda dengan tepat siapa yang Anda rindukan. Jika ada surat yang muncul dua bulan setelah Anda pindah dengan stiker itu, Anda tahu persis bisnis atau orang mana yang masih mengira Anda tinggal di rumah lama itu. Simpan di dalam folder. Tinjau setiap minggu.
Cara Menyederhanakan Proses Notifikasi
Mulailah memberi tahu orang-orang dua minggu sebelum Anda pindah. Mengapa? Karena kantor pos berhenti meneruskan surat setelah jangka waktu tertentu. Jika Anda menunggu sampai Anda membongkar, Anda akan mendapatkan celah dalam korespondensi Anda.
Sisihkan waktu. Jika daftarnya panjang, luangkan waktu satu atau dua jam setiap hari. Jangan mencoba melakukan semuanya dalam satu malam. Anda akan lelah, Anda akan membuat kesalahan, dan Anda akan lupa menelepon perusahaan listrik.
Ubah nomor telepon Anda sebelum Anda mengubah alamat Anda. Ini adalah detail kecil yang menghemat banyak waktu. Sebagian besar organisasi meminta nomor telepon baru Anda ketika Anda memberi mereka alamat baru Anda. Jika Anda belum menyiapkan nomornya, Anda harus menelepon mereka kembali. Anda benci panggilan balik. Saya benci panggilan balik. Selamatkan diri Anda dari masalah.
Gunakan cara-cara yang sudah ada. Tagihan dan laporan sering kali memiliki kotak untuk perubahan alamat. Isilah. Kembalikan itu. Selesai. Untuk perusahaan Anda, kirimkan email ke HR atau kunjungi kantor secara langsung. Pastikan mereka memiliki informasi yang benar untuk setoran langsung dan formulir pajak Anda.
Untuk teman-teman, gunakanlah kartu yang bagus. Toko alat tulis menjual kartu “rumah baru”. Harganya murah dan terasa pribadi. Untuk orang lain, gunakan kartu ganti alamat yang disediakan kantor pos. Mereka dirancang untuk tujuan ini. Tidak perlu terlalu memikirkan kata-katanya. Kirimkan saja kartunya.
Alamat yang Kurang Jelas: Instansi Pemerintah dan Catatan Penting
Surat pemerintah tidak selalu sampai pada jadwal yang dapat diprediksi, sehingga pembaruan ini mudah untuk dilewatkan. Jika Anda menunggu terlalu lama, konsekuensinya akan menumpuk.
Internal Revenue Service (IRS) memerlukan lokasi baru Anda, terutama jika Anda mengharapkan pengembalian dana. Anda memiliki tiga rute di sini. Unduh Formulir 8822 dari situs web mereka dan kirimkan ke alamat yang tercantum. Alternatifnya, tulis surat ke pusat IRS yang memproses pengembalian terakhir Anda. Cantumkan nama lengkap Anda, alamat lama dan baru, nomor Jaminan Sosial, dan tanda tangan Anda. Jalan termudah? Tulis saja alamat baru pada SPT Anda berikutnya.
Peringatan khusus berlaku jika Anda mengajukan bersama-sama. IRS memerlukan informasi dan tanda tangan dari Anda dan pasangan Anda. Jika Anda berpisah di tempat tinggal yang berbeda, Anda berdua harus memberi tahu IRS satu per satu.
Jangan mengabaikan Administrasi Jaminan Sosial. Baik Anda menerima tunjangan cacat, pensiun, atau penyintas, Anda perlu memperbarui profil Anda. Kunjungi situs web mereka untuk memberikan alamat lengkap baru Anda, termasuk kode pos, dan nomor telepon valid yang dapat dihubungi oleh mereka.
SIM Anda adalah item penting lainnya. Ubah alamat pada lisensi terlepas dari apakah Anda bergerak melintasi batas negara bagian atau di ujung jalan. Ini adalah bentuk identifikasi utama Anda. Saat Anda melakukannya, perbarui pendaftaran kendaraan Anda dan hubungi kantor pemilihan negara bagian Anda untuk memperbarui pendaftaran pemilih Anda. Sebagian besar negara bagian mengizinkan perubahan ini melalui surat atau online. Periksa situs web negara bagian Anda untuk mengetahui proses pastinya.
Membiarkan Seseorang Menangani Proses Notifikasi
Jika banyaknya surat terasa membebani, Anda dapat melakukan outsourcing pekerjaan. Beberapa layanan online mengkhususkan diri dalam mengubah alamat untuk Anda.
Platform ini memberi tahu perusahaan penagihan, keanggotaan, dan organisasi lain dari database ribuan entri. Mereka juga dapat menangani logistik pemutusan dan penyambungan utilitas, beralih langganan majalah, dan menghapus nama Anda dari daftar email sampah.
Sebelum Anda menyerahkan data pribadi Anda, periksa layanannya. Carilah langkah-langkah keamanan seperti server yang aman dan karyawan yang terikat. Periksa Better Business Bureau untuk mengetahui catatan pengaduan guna memastikan perusahaan memiliki rekam jejak yang kuat.
Jangan lupakan barang fisik: prangko, tag, dan catatan sekolah
Penerusan surat adalah jaring pengaman, bukan solusi. Masa berlakunya sudah habis, bisa lambat, dan terkadang huruf hilang begitu saja saat diacak. Anda perlu memperbarui barang fisik yang sebenarnya Anda pegang.
Pikirkan tentang stempel alamat pengirim Anda. Jika Anda memilikinya di meja Anda, itu sekarang sudah usang. Dapatkan yang baru. Hal yang sama berlaku untuk label alamat pra-cetak yang Anda simpan di kotak surat. Buang mereka. Anda tidak ingin menyegel amplop dokumen pajak dengan nama jalan lama Anda dan mengembalikannya dua minggu kemudian.
Ada detail yang lebih kecil dan menjengkelkan yang lolos dari celah.
- Label hewan peliharaan dan bagasi. Anjing Anda tidak akan membaca pemberitahuan penerusan. Jika dia terpisah, yang terpenting adalah label di kerahnya. Perbarui info kontak di tag-nya dan tag anjing apa pun. Lakukan hal yang sama untuk label bagasi apa pun yang mungkin Anda gunakan. Terdengar sepele, namun kehilangan hewan peliharaan atau tas merupakan musibah yang menimpa orang yang lupa langkah ini.
- Direktori sekolah. Jika Anda memiliki anak, sekolah mereka memerlukan alamat Anda saat ini untuk kontak darurat dan otorisasi penjemputan. Hubungi kantor. Jangan berasumsi guru akan memperbaruinya. Mereka sibuk. Beritahu mereka secara langsung.
Bisnis rumahan: hentikan pendarahan pendapatan
Jika Anda menjalankan bisnis dari rumah, ini adalah langkah dengan risiko tertinggi. Anda tidak hanya memindahkan surat pribadi Anda; Anda memindahkan saluran akuisisi pelanggan Anda.
Penjualan yang terlewat adalah uang nyata. Jika klien mencoba memesan dari Anda dan mendapat pesan kesalahan “tidak ada alamat seperti itu”, Anda baru saja kehilangan kepercayaan mereka.
- Kartu nama dan alat tulis. Berhenti mencetak versi lama. Jika Anda memiliki timbunan, tandai sebagai “usang” atau rusak.
- Cek bank. Beritahu bank Anda. Anda memerlukan cek baru dengan alamat baru. Jangan mencoba mengambil jalan pintas dengan menggunakan cek lama; beberapa institusi akan menolaknya, dan hal ini akan menimbulkan jejak kertas yang tidak cocok dengan alamat resmi Anda yang baru.
- Situs web dan direktori. Perbarui halaman “Hubungi Kami” di situs Anda. Perbarui listingan Anda di Yelp, Google Profil Bisnis, dan direktori khusus industri mana pun. Jika bisnis Anda bergantung pada SEO lokal, data alamat Anda harus konsisten di seluruh web atau peringkat Anda akan menurun.
Tujuannya adalah konsistensi. Jika pelanggan melihat alamat baru Anda di situs web Anda tetapi faktur Anda masih menampilkan alamat lama, Anda terlihat tidak teratur.
Bagaimana cara menyelesaikan urusan administratif
Pergerakannya kacau. Seminggu terakhir terasa seperti mimpi demam tentang kotak, jadwal truk, dan pemadaman listrik yang terlupakan. Fase pembaruan alamat adalah bagian dari kekacauan itu. Sangat mudah untuk merasa kewalahan ketika Anda menyadari bahwa Anda memiliki empat puluh akun berbeda yang memerlukan alamat baru.
Jangan mencoba melakukan semuanya dalam satu malam. Anda akan melewatkan banyak hal.
Gunakan strategi yang sederhana dan berteknologi rendah.
- Buat daftar master. Buka spreadsheet atau buku catatan. Cantumkan setiap entitas: kartu kredit, layanan streaming, asuransi, keanggotaan gym, buletin, bank, perusahaan, pemilik sebelumnya, USPS, DMV, dokter Anda, dokter gigi Anda, operator telepon Anda.
- Atasi nomor tertentu setiap hari. Pilih dua atau tiga untuk diperbarui setiap hari. Mulailah dua minggu sebelum pindah. Selesaikan daftarnya beberapa
